Regulamin Organizacyjny
Zarządzenie Nr 021.3.2016
Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Leśnicy
z dnia 1 kwietnia 2016r.
w sprawie regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Leśnicy
§1. Zgodnie z §11 Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Leśnicy wprowadza się Regulamin Organizacyjny Ośrodka stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§2. Celem Regulaminu Organizacyjnego jest ustalenie organizacji, funkcjonowania i wykonywania zadań określonych przepisami prawa.
§3. Tracą moc:
1. Zarządzenie Nr 021.11.2013 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Leśnicy z dnia 4 marca 2013r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Leśnicy.
2. Zarządzenie nr 021.5.2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Leśnicy z dnia 4 sierpnia 2014r. w sprawie wprowadzenia zmian do Regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Leśnicy.
§4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik do zarządzenia nr 021.3.2016
Kierownika Ośrodka Pomocy
Społecznej w Leśnicy
z dnia 1 kwietnia 2016r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W LEŚNICY
Rozdział I
Postanowienia ogólne
1. Ośrodek Pomocy Społecznej w Leśnicy zwany dalej Ośrodkiem jest jednostką budżetową Gminy Leśnica.
2. Ośrodek realizuje zadania własne o charakterze obowiązkowym oraz zleconym gminie z zakresu ustawy o pomocy społecznej i inne zadania wynikające z właściwych aktów prawnych i udzielonych pełnomocnictw
3. Ośrodek działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, Uchwał Rady Gminy, Statutu, zarządzeń Burmistrza oraz zarządzeń Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Leśnicy.
Rozdział II
Struktura organizacyjna
1. Siedzibą Ośrodka jest Urząd Miejski w Leśnicy.
2. Ośrodek jest pracodawcą zatrudnionych w nim pracowników.
3. Obsługę kasową Ośrodka Pomocy Społecznej w Leśnicy prowadzi Bank Spółdzielczy w Leśnicy.
4. Ośrodek jest czynny w czasie i godzinach pracy Urzędu Miejskiego w Leśnicy.
5. Pracownicy przyjmują interesantów w godzinach pracy Ośrodka.
6. W strukturze organizacyjnej Ośrodka wyodrębnia się następujące stanowiska pracy:
1. Kierownik
2. Główny Księgowy
3. Pracownicy socjalni
4. Asystent rodziny
5. Pozostali pracownicy Ośrodka (podinspektor, inspektor, starszy inspektor).
7. Ośrodek zapewnia obsługę organizacyjno - techniczną Gminnego Zespołu Interdyscyplinarnego do spraw przeciwdziałania przemocy w rodzinie. Pracą ZI kieruje Przewodniczący Zespołu podległy bezpośrednio Burmistrzowi Gminy Leśnica.
8. Ośrodek może zatrudniać pracowników w ramach umów cywilnoprawnych jeśli ich zatrudnienie wynika z potrzeb realizacji zadań, w tym w szczególności: specjalistów w zakresie zabezpieczenia specjalistycznych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi, psychologa, informatyka, radcy prawnego.
Rozdział III
Zasady organizacji pracy
1. Na czele Ośrodka stoi Kierownik odpowiedzialny za całokształt jego działalności i podejmujący decyzje z zakresu administracji publicznej na podstawie upoważnienia Burmistrza Leśnica oraz Uchwał Rady Gminy w zakresie zadań własnych i zleconych gminy. Każdy pracownik podlega bezpośrednio Kierownikowi, od którego otrzymuje polecenia służbowe i przed którym jest odpowiedzialny za wykonanie powierzonych mu zadań.
2. Ośrodek podlega Burmistrzowi Leśnica.
3. Zadania swe realizuje w oparciu o obowiązujące przepisy oraz kieruje się ustaleniami Burmistrza w zakresie wykonywania zadań własnych gminy z pomocy społecznej.
4. W czasie nieobecności Kierownika, pracą Ośrodka kieruje wyznaczony przez Kierownika pracownik.
W czasie nieobecności Kierownika decyzje administracyjne z upoważnienia Burmistrza w zakresie świadczeń przyznawanych przez Ośrodek wydaje i podpisuje osoba przez niego upoważniona na wniosek Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej z zastrzeżeniem uprawnień organów gminy w tym zakresie oraz obowiązujących przepisów prawa.
5. Kierownik ustala zakresy czynności na poszczególnych stanowiskach pracy i indywidualne zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników.
6. Pracownicy zobowiązani są do współpracy i współdziałania w celu sprawnej realizacji zadań Ośrodka, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
7. Każdy pracownik na polecenie Kierownika zobowiązany jest doraźnie wykonywać prace związane z działalnością Ośrodka nie wynikające z jego osobowego zakresu czynności.
Rozdział IV
Zasady załatwiania spraw i podpisywania pism
1. Pracownicy są odpowiedzialni za merytoryczne załatwianie sprawy, zgodnie z interesem Ośrodka i interesem społecznym oraz obowiązującymi przepisami.
2. Pracownicy odpowiadają indywidualnie za właściwą, prawidłową i terminową realizację zadań określonych w zakresie obowiązków.
3. Przy załatwianiu indywidualnych spraw klientów Ośrodka pracownicy są uprawnieni do:
a) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,
b) informowania zainteresowanych o stanie załatwienia sprawy,
c) powiadomienia o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w formie pisemnej.
4.Wszelka korespondencja zewnętrzna Ośrodka jest rejestrowana w dzienniku korespondencyjnym.
5. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna.
6. Kierownik podpisuje decyzje z zakresu administracji publicznej do wydawania, których posiada indywidualne upoważnienie na mocy uchwały Rady Gminy Leśnica lub upoważnienia Burmistrza Gminy Leśnica.
7. Do podpisu Kierownika zastrzega się w szczególności:
a) zarządzenia wewnętrzne,
b) decyzje w sprawach osobowych wszystkich pracowników
c) sprawozdania finansowe Ośrodka,
d) inne sprawozdania, na których wymagany jest podpis Kierownika
e) dokumenty o charakterze zasadniczym dla działalności Ośrodka,
f) korespondencja wychodząca, z wyjątkiem korespondencji, do podpisywania której kierownik Ośrodka upoważnił innych pracowników,
g) odpowiedzi na skargi i wnioski
8. W czasie nieobecności Kierownika dokumenty wymienione wyżej podpisuje osoba wyznaczona przez kierownika.
9. Dokumenty księgowe tj. rachunki, faktury, delegacje, listy wypłat pod względem merytorycznym są sprawdzane i podpisywane przez kierownika ośrodka. W czasie jego nieobecności dokumenty te podpisuje osoba wyznaczona imiennie przez kierownika.
10. Dokumenty księgowe pod względem formalnym i rachunkowym sprawdza i podpisuje główny księgowy jednostki, dokonuje również wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów, a w czasie jego nieobecności osoba wyznaczona przez kierownika ośrodka.
11. Przelewy bankowe podpisuje kierownik wspólnie z główną księgową, a w przypadku nieobecności osoba wyznaczona przez kierownika.
Rozdział V
Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników
1. Obowiązki i uprawnienia pracowników Ośrodka określa: Kodeks pracy, ustawa o pracownikach samorządowych, ustawa o pomocy społecznej, umowa o pracę, zakres czynności i inne obowiązujące przepisy.
2. Do podstawowych obowiązków wszystkich pracowników należy:
1) wykonywanie obowiązków służbowych zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi czynności wykonywanych na stanowisku pracy,
2) przestrzeganie porządku i dyscypliny pracy,
3) rzetelność i terminowość realizacji powierzonych zadań,
4) zachowanie w tajemnicy informacji uzyskanych w toku czynności zawodowych, także po ustaniu zatrudnienia, chyba, że działa to przeciwko dobru osoby lub rodziny,
5) zabezpieczenie akt, dokumentów służbowych i pieczątek,
6) przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych
7) przestrzeganie pozostałych wewnętrznych przepisów: regulaminów i instrukcji wprowadzanych zarządzeniem Kierownika
7) ochrona mienia Ośrodka
8) doskonalenie własnych umiejętności, stałe uzupełnianie wiedzy w celu należytego wykonywania obowiązków i podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
9) informowanie przełożonego o wszelkich zauważonych nieprawidłowościach wynikających z wykonywanych zadań.
10) wykazywanie właściwego stosunku do klientów Ośrodka, przełożonych i współpracowników,
11) godne zachowywanie się w pracy i poza nią.
3. Do podstawowych uprawnień wszystkich pracowników należy:
1) kontaktowanie się z innymi pracownikami w sprawach objętych zakresem zadań,
2) odwoływanie się od decyzji i poleceń przełożonego jeżeli są one sprzeczne z aktualnymi przepisami lub interesem Ośrodka
3) informowanie przełożonego o trudnościach uniemożliwiających wykonanie zadań lub poleceń służbowych
4) pozostałe uprawnienia wynikają z Kodeksu Pracy i Regulaminu wynagradzania pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Leśnicy oraz ustawy o pracownikach samorządowych, umowy o pracę, zakresu czynności i innych przepisów powszechnie obowiązujących.
4. Pracownicy są odpowiedzialni w szczególności za:
1) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań
2) opracowanie prognoz, analiz oraz sprawozdań w zakresie prowadzonych spraw,
3) współudział w opracowywaniu projektu budżetu w części dotyczącej działania swojego stanowiska pracy,
4) terminowe wykonywanie zadań i ścisłe przestrzeganie przepisów wynikających z ustaw: o ochronie danych osobowych, ochronie informacji niejawnych, o dostępie do informacji publicznej, przepisów przeciwpożarowych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy i innych realizowanych na poszczególnych stanowiskach pracy,
5) kompletowanie i aktualizowanie aktów prawnych dotyczących wykonywanych czynności.
Rozdział VI
Zakres obowiązków i odpowiedzialności Kierownika
1. Zakres obowiązków i odpowiedzialności Kierownika Ośrodka:
1) zarządzanie, nadzorowanie i kierowanie pracą Ośrodka i podległych pracowników,
2) nadzorowanie realizacji zadań określonych w statucie Ośrodka
3) dokonywanie wszelkich czynności prawnych związanych z prowadzeniem jednostki w granicach zwykłego zarządu,
4) wykonywanie uprawnień pracodawcy wobec pracowników Ośrodka i wykonywanie wszelkich czynności z zakresu prawa pracy za Ośrodek Pomocy Społecznej w Leśnicy, który jest pracodawcą zatrudnionych w nim pracowników.
5) wydawanie zarządzeń wewnętrznych, instrukcji i poleceń służbowych w sprawach dotyczących pracy i funkcjonowania Ośrodka,
6) zarządzanie mieniem Ośrodka,
7) reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz,
8) planowanie pracy podległych pracowników, przydzielanie zadań i koordynowanie realizacji zadań przez pracowników oraz stałe doskonalenie metod pracy,
9) organizowanie szkoleń i narad jako elementu podnoszenia kwalifikacji zawodowej podległych pracowników,
10) dokonywanie okresowych ocen pracowników
11) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej zgodnie z delegacjami ustawowymi, uchwałami Rady Gminy Leśnica oraz upoważnieniami Burmistrza Gminy Leśnica
12) nadzór nad prawidłowością prowadzenia rachunkowości, gospodarki finansowej oraz prawidłowością wykorzystania środków przydzielonych z budżetu.
13) zatwierdzanie do wypłaty dokumentów finansowo- księgowych
14) zabezpieczanie przestrzegania porządku i dyscypliny pracy oraz nadzór nad przestrzeganiem przepisów przeciwpożarowych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy,
15) przygotowywanie projektów aktów prawnych wydawanych przez Radę Gminy Leśnica oraz Burmistrza Gminy Leśnica, dotyczących funkcjonowania i realizacji zadań Ośrodka.
16) składanie Radzie Gminy Leśnica corocznych sprawozdań z działalności Ośrodka oraz przedstawienie potrzeb w zakresie pomocy społecznej,
17) przygotowywanie oceny zasobów pomocy społecznej w oparciu o analizę lokalnej sytuacji społecznej i demograficznej i przedstawienie Burmistrzowi Gminy.
Rozdział VII
Zakres zadań na poszczególnych stanowiskach pracy
1. Zakres zadań Głównej Księgowej
1. Prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami
2. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi
3. Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych
4. Prowadzenie ksiąg rachunkowych
5. Okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów
6. Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego
7. Zapewnienie prawidłowego i terminowego obiegu dokumentów księgowych
8. Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości
9. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości wydawanych przez kierownika jednostki
10. Opracowywanie rocznych planów finansowych i dokonywanie niezbędnych korekt w budżecie Ośrodka w roku bilansowym.
11. Prawidłowa realizacja planu budżetowego poprzez racjonalne gospodarowanie przydzielonymi środkami finansowymi z uwzględnieniem celowości, oszczędności, gospodarności i dyscypliny budżetowej
12. Nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez podległych pracowników działu księgowości oraz pracowników innych komórek organizacyjnych jednostki
13. Wykonywanie innych obowiązków z zakresu rachunkowości.
14. Sporządzanie planu funduszu płac z zachowaniem zasad określonych przepisami prawa i regulaminem wynagrodzeń
15. Bieżąca analiza wykorzystywania środków będących w dyspozycji Ośrodka
16. Księgowanie operacji finansowych Ośrodka.
17. Prowadzenie księgowości funduszy specjalnych
18. Obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
19. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektów systemowych
20. Rozliczanie projektów systemowych wspófinansowanych ze środków Unii Europejskiej
21. Prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu oraz wartości niematerialnych i prawnych.
22. Rozliczanie inwentaryzacji majątku trwałego i wyposażenia.
23. Dokonywanie przelewów środków finansowych na podstawie dokumentów źródłowych
24. Naliczanie wynagrodzeń pracownikom i prowadzenie ewidencji wynagrodzeń pracowników.
25. Rozliczanie składek od wynagrodzeń pracowników i stałych zasiłkobiorców.
26. Prawidłowa realizacja zadań wynikających z przepisów prawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.
27. Naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne dla osób kwalifikujących się do tej formy pomocy, zgłaszanie ich do ubezpieczenia emerytalno- rentowego i zdrowotnego i wyrejestrowywanie ich z tych ubezpieczeń.
28. Sporządzanie sprawozdań finansowych, analiz i bilansów, także w formie elektronicznej
29. Sporządzanie zapotrzebowań na środki na wypłaty świadczeń w CAS.
30. Udział w opracowywaniu corocznego dokumentu - ocena zasobów pomocy społecznej.
31. Współpraca z ZUS, Urzędem Skarbowym, GUS
32. Współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej i samorządowej
33. Obsługa programów i obowiązujących systemów komputerowych, uzupełnianie na bieżąco danych w programach
34. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Kierownika wynikających z potrzeb Ośrodka.
3. Zakres zadań starszego inspektora do spraw świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego
1. Przyjmowanie wniosków i odpowiednich dokumentów koniecznych do ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Obsługa systemu komputerowego do obsługi świadczeń rodzinnych ( wprowadzanie danych niezbędnych do utworzenia decyzji.).
3. Kompletowanie dokumentacji klienta (zakładanie teczek, rozpatrywanie wniosków, przeliczanie dochodów itp.) zgodnie z jednolitym wykazem akt.
4. Prowadzenie spraw dotyczących koordynacji systemu zabezpieczenia społecznego z Regionalnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej.
5. Sporządzanie projektów decyzji ustalających prawo do świadczeń rodzinnych, świadczeń opiekuńczych, postanowień oraz wszelkich innych pism w zakresie świadczeń rodzinnych.
6. Sporządzanie list wypłat świadczeń rodzinnych (w tym należnych składek na ubezpieczenie emerytalno – rentowe i ubezpieczenie zdrowotne) z 3 dniowym wyprzedzeniem przed ustalonym terminem wypłaty.
7. Prowadzenie rejestrów decyzji zasiłków rodzinnych i dodatków, zasiłków pielęgnacyjnych, świadczeń pielęgnacyjnych, specjalnych zasiłków opiekuńczych, jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka,
8. Terminowe przygotowywanie i wysyłanie sprawozdań z realizacji świadczeń rodzinnych, w tym także w formie elektronicznej.
9. Przyjmowanie wniosków o wypłatę świadczeń z funduszu alimentacyjnego
10. Prowadzenie rejestru wpływu wniosków.
11. Prowadzenie teczek rzeczowych świadczeniobiorców funduszu alimentacyjnego oraz prowadzenie dokumentacji wobec dłużników alimentacyjnych.
12. Wprowadzanie danych z wniosków do aplikacji programu obsługującego fundusz alimentacyjny.
13. Przeprowadzanie wywiadu alimentacyjnego oraz odbieranie oświadczeń majątkowych zgodnie z udzielonym upoważnieniem przez organ właściwy oraz ich bieżąca analiza.
14. Przygotowywanie projektów decyzji ustalających prawo do świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz postanowień i wszelkich innych pism w zakresie świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz rozliczania dłużników alimentacyjnych.
15. Sporządzanie list wypłat osób uprawnionych do alimentów z 3 dniowym wyprzedzeniem przed ustalonym terminem wypłaty .
16. Prowadzenie postępowań z dłużnikami alimentacyjnymi, tj.
a) zobowiązywanie dłużników alimentacyjnych do rejestracji w Urzędzie Pracy jako bezrobotny albo jako poszukujący pracy w przypadku braku możliwości zarejestrowania się jako bezrobotny,
b) informowanie właściwych Urzędów Pracy o potrzebie aktywizacji zawodowej dłużników,
c) wszczynanie postępowania dotyczącego uznania dłużnika alimentacyjnego za uchylającego się od zobowiązań alimentacyjnych,
d) ustalanie czy dłużnik alimentacyjny przez ostatnich 6 m-cy wywiązywał się w każdym miesiącu ze zobowiązań alimentacyjnych w kwocie nie niższej niż 50% kwoty bieżąco ustalonych alimentów,
e) wystawianie decyzji o uznaniu dłużnika alimentacyjnego za uchylającego się od zobowiązań alimentacyjnych,
f) kierowanie wniosków do starosty o zatrzymanie prawa jazdy dłużnika alimentacyjnego,
g) składanie wniosków o ściganie za przestępstwo określone w art. 209 §1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. - Kodeks karny.
h) przekazywanie do biura informacji gospodarczej zobowiązań dłużników alimentacyjnych w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy oraz comiesięczna aktualizacja tych zaległości.
17. Współpraca z komornikami sądowymi oraz organami właściwymi wierzyciela i dłużnika.
18. Prowadzenie rejestru dłużników alimentacyjnych wraz z kwotami ich zadłużeń oraz należnych odsetek w rozbiciu procentowym dla budżetu państwa oraz budżetów organów właściwych wierzyciela.
19. Sporządzanie sprawozdań z zakresu świadczeń z funduszu alimentacyjnego (w tym w formie elektronicznej).
20. Współpraca z Głównym księgowym w zakresie:
a) nienależnie pobranych świadczeń
b) planowania środków na wypłaty świadczeń rodzinnych wraz z dodatkami, świadczeń pielęgnacyjnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, zasiłków dla opiekunów.
c) terminowego informowania o konieczności zgłoszenia lub wyrejestrowania świadczeniobiorców z ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczenia społecznego.
d) przekazywanie do księgowości wykazu dłużników wraz z ich adresami zamieszkania, wykazem wierzycielek, wysokością przyznanych świadczeń (z podziałem procentowym) zwrotami od komorników oraz wysokością odsetek.
e) uzgadnianie stanu należności zobowiązań dłużników alimentacyjnych.
21. Korespondencja z innymi jednostkami w celu ustalenia adresu zamieszkania dłużników celem podjęcia działań wobec dłużników alimentacyjnych
22. Wprowadzanie do systemu komputerowego zwrotów przekazanych przez komorników na konta poszczególnych dłużników.
23. Prowadzenie postępowania egzekucyjnego w przypadku nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych oraz funduszu alimentacyjnego, wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych.
24. Tworzenie, kompletowanie i przechowywanie dokumentów niejawnych z klauzulą zastrzeżone w zakresie funduszu alimentacyjnego.
25. Sporządzanie projektów zaświadczeń wydawanych interesantom.
26. Prowadzenie metryczki sprawy zakładanej każdorazowo przy wszczęciu postępowania.
27. Realizacja programów rządowych
28. Prowadzenie spraw związanych z ustawą o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów:
a) przyjmowanie wniosków i odpowiednich dokumentów koniecznych dla ustalania prawa do zasiłku dla opiekunów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
b) sporządzanie projektów decyzji administracyjnych w sprawie przyznania lub odmowy przyznania zasiłku dla opiekunów.
c) sporządzanie list wypłat przyznanych zasiłków dla opiekunów z 3 dniowym wyprzedzeniem przed ustalonym terminem wypłaty,
d) wprowadzanie danych do systemu komputerowego,
e) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie odwołań od decyzji administracyjnych w sprawie zasiłków dla opiekunów.
f) sporządzanie sprawozdawczości oraz zapotrzebowań (także w formie elektronicznej)
29. Realizacja ustawy o Karcie Dużej Rodziny:
a) przyjmowanie wniosków o wydanie Karty
b) prowadzenie rejestru wpływu wniosków
c) wydawanie Kart i ich duplikatów,
d) przygotowywanie projektów decyzji odmawiających przyznania Karty
e) współpraca z partnerami Programu
f) wprowadzanie danych do systemu teleinformatycznego
g) terminowe przygotowywanie i wysyłanie zapotrzebowań i sprawozdań z realizacji ustawy Karta Dużej Rodziny, w tym także w formie elektronicznej.
30. Współdziałanie z innymi pracownikami poszczególnych stanowisk w celu sprawnego realizowania działań.
31. Udział w opracowywaniu propozycji do budżetu Gminy Leśnica w zakresie zadań realizowanych przez tut. Ośrodek.
32. Udział w opracowywaniu corocznego dokumentu – ocena zasobów pomocy społecznej.
33. Bieżące , staranne i prawidłowe kompletowanie akt, ich przechowywanie oraz przygotowywanie do archiwum.
34. Sporządzanie analiz i sprawozdawczości projektów w zakresie powierzonych obowiązków.
35. Przestrzeganie terminów załatwiania spraw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
3. Zakres zadań inspektora do spraw obsługi administracyjnej, kadr, dodatków mieszkaniowych, dodatków energetycznych i stypendiów socjalnych.
1. Prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem dodatków mieszkaniowych:
a) przyjmowanie wniosków i odpowiednich dokumentów koniecznych dla ustalenia prawa do dodatków mieszkaniowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
b) sporządzanie projektów decyzji administracyjnych w sprawie przyznania lub odmowy przyznania dodatków mieszkaniowych,
c) sporządzanie list wypłat przyznanych dodatków mieszkaniowych z 3 dniowym wyprzedzeniem przed ustalonym terminem wypłaty,
d) wprowadzanie danych do systemu komputerowego do obsługi dodatków mieszkaniowych
e) przeprowadzanie wywiadu środowiskowego u najemców lub właścicieli mieszkań ubiegających się o przyznanie dodatku mieszkaniowego
f) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie odwołań od decyzji administracyjnych w sprawie dodatku mieszkaniowego.
2. Prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem dodatków energetycznych:
a) przyjmowanie wniosków i odpowiednich dokumentów koniecznych dla ustalania prawa do dodatku energetycznego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
b) sporządzanie projektów decyzji administracyjnych w sprawie przyznania lub odmowy przyznania dodatków energetycznych.
c) sporządzanie list wypłat przyznanych dodatków energetycznych z 3 dniowym wyprzedzeniem przed ustalonym terminem wypłaty,
d) wprowadzanie danych do systemu komputerowego do obsługi dodatków energetycznych,
e) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie odwołań od decyzji administracyjnych w sprawie dodatków energetycznych.
f) sporządzanie sprawozdawczości
3. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Leśnica:
a) przyjmowanie wniosków i odpowiednich dokumentów koniecznych do ustalenia prawa do pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
b) przygotowywanie list wypłat pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów z gminy Leśnica,
c) sporządzanie projektów decyzji dot. pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów z gminy Leśnica.
d) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie odwołań od decyzji dot. pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów z gminy Leśnica.
4. Realizacja programów rządowych
5. Prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem osób w ramach robót publicznych i prac społecznie użytecznych:
a) sporządzanie list osób bezrobotnych bez prawa do zasiłku, korzystających ze świadczeń z pomocy społecznej, które mogą zostać skierowane do wykonywania robót publicznych lub prac społecznie użytecznych i przesyłanie list do Powiatowego Urzędu Pracy w Strzelcach Op.,
b) organizowanie szkoleń bhp,
c) kierowanie na badania lekarskie
d) kompletowanie dokumentacji osób biorących udział w w/w pracach,
e) przygotowywanie list obecności i dostarczanie do ZGK,
f) współpraca z osobą odpowiedzialną za skierowane osoby w ZGK
g) zgłaszanie wszelkich nieusprawiedliwionych nieobecności oraz sytuacji naruszenia dyscypliny pracy do PUP-u w Strzelcach Op.
6. Prowadzenie obsługi administracyjnej Ośrodka:
a) odbiór korespondencji z Poczty
b) przygotowywanie korespondencji Ośrodka do wysyłki
c) prowadzenie rejestru pism wychodzących i przychodzących do Ośrodka,
d) sporządzanie kwartalnych zapotrzebowań na materiały eksploatacyjne i zakup tych materiałów
7. Prowadzenie kadr w Ośrodku:
a) prowadzenie i kompletowanie akt osobowych pracowników,
b) prowadzenie ewidencji czasu pracy
c) sporządzanie informacji dla pracowników,
d) opracowywanie wspólnie z kierownikiem jednostki umów, aneksów oraz innej dokumentacji pracowniczej,
8. Sporządzanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego dot. zatrudnienia oraz innych sprawozdań i analiz z zakresu dodatków mieszkaniowych, dodatków energetycznych, pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Leśnica.
9. Prowadzenie archiwum zakładowego Ośrodka Pomocy Społecznej:
a) przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum
b) uporządkowanie dokumentów archiwalnych wg. zasad instrukcji kancelaryjnej
c) przygotowanie dokumentacji oznaczonej jako niearchiwalna, po wymaganym okresie jej przechowywania.
10. Współpraca z Głównym Księgowym w zakresie:
a) planowania środków na wypłaty pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów z gminy Leśnica.
b) planowania środków na wypłaty dodatków energetycznych
11. Sporządzanie rocznej informacji opisowej z realizacji zadań na powierzonym stanowisku.
12. Udział w opracowywaniu corocznego dokumentu – ocena zasobów pomocy społecznej.
13. Udział w opracowywaniu propozycji do budżetu Gminy Leśnica w zakresie zadań realizowanych przez tut. Ośrodek.
14. Organizacja i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych.
15. Współdziałanie z innymi pracownikami poszczególnych stanowisk w celu sprawnego realizowania działań na rzecz podopiecznych m.in. pracownikiem świadczeń rodzinnych, pracownikami socjalnymi.
16. Przestrzeganie terminów załatwiania spraw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
4. Zakres zadań podinspektora ds. świadczeń wychowawczych
1. Przyjmowanie wniosków i odpowiednich dokumentów koniecznych do ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Prowadzenie rejestru wpływu wniosków
3. Obsługa oprogramowania komputerowego do obsługi Świadczeń Wychowawczych ( wprowadzanie danych niezbędnych do utworzenia decyzji.) oraz z zakresu komunikacji z CSIZS.
4. Kompletowanie dokumentacji klienta (zakładanie teczek, rozpatrywanie wniosków, przeliczanie dochodów itp.) zgodnie z jednolitym wykazem akt.
5. Prowadzenie spraw dotyczących koordynacji systemu zabezpieczenia społecznego z Regionalnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej.
6. Sporządzanie projektów decyzji ustalających prawo do świadczenia wychowawczego postanowień oraz wszelkich innych pism w zakresie świadczeń wychowawczych.
7. Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach odwołań od decyzji.
8. Sporządzanie list wypłat świadczeń wychowawczych z 3 dniowym wyprzedzeniem przed ustalonym terminem wypłaty.
9. Prowadzenie rejestrów decyzji świadczeń wychowawczych
10. Terminowe przygotowywanie i wysyłanie sprawozdań z realizacji świadczeń wychowawczych, w tym także w formie elektronicznej.
11. Współpraca z Głównym Księgowym w zakresie:
a) nienależnie pobranych świadczeń
b) planowania środków na wypłaty świadczeń wychowawczych
12. Korespondencja z innymi jednostkami w celu pozyskania informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania administracyjnego.
13. Prowadzenie postępowania egzekucyjnego w przypadku nienależnie pobranych świadczeń wychowawczych, wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych.
14. Sporządzanie projektów zaświadczeń wydawanych interesantom.
15. Prowadzenie metryczki sprawy zakładanej każdorazowo przy wszczęciu postępowania.
16. Współdziałanie z innymi pracownikami poszczególnych stanowisk w celu sprawnego realizowania działań.
17. Sporządzanie rocznej informacji opisowej z realizacji zadań na powierzonym stanowisku.
18. Udział w opracowywaniu propozycji do budżetu Gminy Leśnica w zakresie zadań realizowanych przez tut. Ośrodek.
19. Udział w opracowywaniu corocznego dokumentu – ocena zasobów pomocy społecznej.
20. Bieżące, staranne i prawidłowe kompletowanie akt, ich przechowywanie oraz przygotowywanie do archiwum.
21. Sporządzanie analiz i sprawozdawczości projektów w zakresie powierzonych obowiązków.
22. Przestrzeganie terminów załatwiania spraw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
5. Zakres zadań pracowników socjalnych
1. Codzienna praca socjalna w środowisku zmierzająca do poprawy sytuacji osób i rodzin wymagających pomocy celem doprowadzenia ich do usamodzielnienia życiowego.
2. Przeprowadzanie wywiadów środowiskowych w tym także w celu ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz świadczenia pielęgnacyjnego), rozpoznawanie i ustalanie potrzeb klientów oraz proponowanie optymalnej pomocy społecznej z uwzględnieniem możliwości Ośrodka.
3. Kompletowanie dokumentacji klienta (teczek rodzin korzystających z pomocy).
4. Przygotowywanie projektów decyzji, postanowień oraz wszelkich innych pism w zakresie świadczeń z pomocy społecznej.
5. Sporządzanie list wypłat przyznanych świadczeń z pomocy społecznej z 3 dniowym wyprzedzeniem przed ustalonym terminem wypłaty.
6. Obsługa systemu komputerowego Pomost oraz innych programów komputerowych w zakresie powierzonych obowiązków.
7. Przygotowywanie dokumentacji dla osób ubiegających się o umieszczenie w domu pomocy społecznej lub w innych ośrodkach i placówkach opiekuńczych.
8. Organizowane usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami osób wymagających takiej formy pomocy.
9. Zawieranie kontraktów socjalnych z klientami Ośrodka, bieżące monitorowanie realizacji kontraktów oraz egzekwowanie zawartych kontraktów.
10. Sporządzanie "Niebieskiej Karty" i podejmowanie działań pomocowych dla ofiar i sprawców przemocy.
11. Udział w posiedzeniach Zespołu Interdyscyplinarnego oraz grupach roboczych.
12. Przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do skierowania sprawy do Sądu w zakresie:
a) alimentacji
b) ograniczenia bądź pozbawienia władzy rodzicielskiej
c) ubezwłasnowolnienia
13. Sporządzanie informacji o sytuacji materialno – bytowej na prośbę innych organizacji i instytucji po uprzednim uzyskaniu zgody samych zainteresowanych i tylko w zakresie ustalonym przepisami prawa.
14. Pomoc w uzyskaniu dla osób będących w trudnej sytuacji życiowej poradnictwa dotyczącego możliwości rozwiązywania problemów i udzelania pomocy przez właściwe instytucje państwowe, samorządowe i organizacje pozarządowe oraz wspieranie w uzyskiwaniu pomocy.
15. Współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania i ograniczania patologii i skutków negatywnych zjawisk społecznych, łagodzenie skutków ubóstwa.
16. Inicjowanie nowych form pomocy osobom i rodzinom mającym trudną sytuację życiową oraz inspirowanie powołania instytucji świadczących usługi służące poprawie sytuacji takich rodzin i osób.
17. Współpraca z Głównym księgowym w zakresie:
a) należności za świadczone usługi opiekuńcze
b) nienależnie pobranych świadczeń z pomocy społecznej
c) planowania środków na wypłaty zasiłków z pomocy społecznej
d) terminowego informowania o konieczności zgłoszenia lub wyrejestrowania świadczeniobiorców z ubezpieczenia zdrowotnego i ubezpieczenia społecznego.
18. Sporządzanie projektów zaświadczeń wydawanych interesantom.
19. Udział w opracowywaniu corocznego dokumentu – ocena zasobów pomocy społecznej.
20. Udział w opracowywaniu propozycji do budżetu Gminy Leśnica w zakresie zadań realizowanych przez tut. Ośrodek.
21. Sporządzanie analiz i sprawozdawczości w tym: meldunki kwartalne, sprawozdania półroczne i roczne z udzielonych świadczeń pomocy społecznej pieniężnych, w naturze i usługach, oraz sprawozdania jednorazowe w Statystycznej Aplikacji SAC.
22. Prowadzenie rejestru decyzji świadczeń z pomocy społecznej.
23. Bieżące, staranne i prawidłowe kompletowanie akt, ich przechowywanie oraz przygotowywanie do archiwum.
24. Sporządzanie rocznej informacji opisowej z realizacji zadań na powierzonym stanowisku.
25. Współdziałanie z innymi pracownikami poszczególnych stanowisk tut. Ośrodka w celu sprawnego realizowania działań na rzecz podopiecznych m.in. pracownikiem świadczeń rodzinnych, dodatków mieszkaniowych.
26. Współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Leśnicy oraz pracownikami Urzędu Gminy Leśnica.
27. Przestrzeganie terminów załatwiania spraw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
28. Udzielanie pomocy zgodnie z zasadami etyki zawodowej
6. Zakres zadań asystenta rodziny
1. Opracowywanie i realizacja planu pracy z rodziną we współpracy z członkami rodziny i w konsultacji z pracownikiem socjalnym,
2. Udzielanie pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji życiowej, w tym zdobywaniu umiejętności prawidłowego prowadzenia gospodarstwa domowego,
3. Udzielanie pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów socjalnych;
4. Udzielanie pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów psychologicznych
5. Udzielanie pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów wychowawczych z dziećmi
6. Wspieranie aktywności społecznej rodzin
7. Motywowanie członków rodzin do podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
8. Udzielanie pomocy w poszukiwaniu, podejmowaniu i utrzymywaniu pracy zarobkowej;
9. Motywowanie do udziału w zajęciach grupowych dla rodziców, mających na celu kształtowanie prawidłowych wzorców rodzicielskich i umiejętności psychospołecznych;
10. Udzielanie wsparcia dzieciom,
11. Podejmowanie działań interwencyjnych i zaradczych w sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa dzieci i rodzin;
12. Prowadzenie indywidualnych konsultacji wychowawczych dla rodziców i dzieci;
13. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej pracy z rodziną;
14. Dokonywanie okresowej oceny sytuacji rodziny, nie rzadziej niż co pół roku i przekazywanie tej oceny Kierownikowi OPS
15. Monitorowanie funkcjonowania rodziny po zakończeniu pracy z rodziną;
16. Sporządzanie, na wniosek sądu, opinii o rodzinie i jej członkach;
17. Współpraca z jednostkami administracji rządowej i samorządowej, właściwymi organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny;
18. Współpraca z zespołem interdyscyplinarnym lub grupami roboczymi ds. przeciwdziałania przemocy w rodzinie
19. Prowadzenie prawidłowej dokumentacji pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a także na polecenie Kierownika,
Szczegółowy zakres zadań i odpowiedzialności pracowników Ośrodka określają ich zakresy czynności
Rozdział VIII
Organizacja przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
1. W sprawach skarg i wniosków interesantów przyjmuje Kierownik w poniedziałki od 1500 -1700,czwartki od 1200 - 1400.
2. Wszystkie sprawy wpływające do Ośrodka oraz wnoszone ustnie do protokołu w ramach przyjęć interesantów, które odpowiadają definicji skargi powszechnej, podlegają rejestracji w rejestrze skarg, który prowadzi Kierownik.
3. Skargi, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego winny być załatwione niezwłocznie , nie później jednak niż w ciągu 14 dni, natomiast pozostałe w terminach określonych w kpa.
Rozdział IX
Organizacja działalności kontrolnej
1. System kontroli w Ośrodku obejmuje kontrolę zewnętrzną i wewnętrzną.
2. Kontrola zewnętrzna prowadzona jest przez służby do tego powołane na podstawie przepisów szczególnych.
3. Kontrolę wewnętrzną w Ośrodku sprawuje:
- Główny Księgowy Ośrodka w sprawach finansowo - księgowych, w zakresie określonym przepisami szczególnymi, tj. ustawą o rachunkowości i ustawą o finansach publicznych.
- pracownik socjalny w zakresie jakości usług opiekuńczych, specjalistycznych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi wykonanych w domu podopiecznych.
- Kierownik Ośrodka - we wszystkich pozostałych sprawach.
4. Kontrola wewnętrzna ma na celu :
- nadzór nad realizacją zadań przez poszczególnych pracowników pod względem legalności, terminowości, gospodarności, celowości i rzetelności postępowania oraz sprawności organizacyjnej Ośrodka,
- zapobieganie niepożądanym lub niezgodnym z prawem działaniom,
- badanie czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo,
- badanie stanu faktycznego dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.
Rozdział X
Postanowienia końcowe
1. Sprawy nieuregulowane Regulaminem dotyczące funkcjonowania Ośrodka ustala Kierownik w formie zarządzeń.
2. Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu mogą być dokonywane w trybie przewidzianym dla jego wprowadzenia.